Die intensiven Homeoffice-Phasen haben gezeigt, wie lernfähig Unternehmen sind. Digitale Herausforderungen wurden gemeistert. Heute sind Videokonferenzen und gemeinsame Nutzung digitaler Plattformen Alltag in praktisch allen Unternehmensbereichen.

Die zwei Seiten der Medaille

Die Mehrheit der Arbeitnehmenden möchten nicht mehr auf die neue Flexibilität und Freiheit verzichten, die das Homeoffice brachte: Kein Arbeitsweg, Zeiteinteilung nach eigenem Biorhythmus, ein Arbeitsplatz, den ich nach eigenem Gusto gestalten kann und an dem ich ganz ungeniert mit bequemer Kleidung sitze. Gleichzeitig sehnen sich Mitarbeitende nach sozialem Austausch mit ihren Kolleginnen und Kollegen und nach persönlicher Interaktion. Die Kaffeeküchen-Kultur als Stimmungsmacherin wird schmerzlich vermisst. Man freut sich auf das Wiedersehen am Arbeitsplatz.

Auch Unternehmen sehen das Gute in beiden Welten. Dezentrales Arbeiten und digitale Meetings reduzieren Reisekosten und Reisezeiten. Die Terminfindung für Online-Meetings ist in der Regel einfacher als eine Sitzung, zu der alle extra anreisen müssen. Und wenn auf Dauer weniger zentrale Büroarbeitsplätze benötigt werden, bedeutet das potenzielle Mietkosteneinsparung. Andererseits macht die physische Distanz schnellen, informellen Austausch und Abstimmung miteinander fast unmöglich und verlangsamt so Prozesse. Gerade in KMUs entsteht und nährt sich das Wir-Gefühl im Unternehmen durch das gemeinsame tägliche Vor-Ort-Sein. Und fallen Arbeitsteams nicht auf Dauer auseinander, wenn sie sich kaum mehr physisch sehen? Wie leistungsfähig sind und bleiben Mitarbeitende im Homeoffice auf lange Sicht?

Wachstumspower für die Zukunft nutzen

Für viele Unternehmen war der Schritt in den de-zentralen Arbeitsmodus neu, ungewohnt und ungewollt. Notgedrungen haben sich Mitarbeitende und Führungskräfte neue kommunikative Fertigkeiten angeeignet und es wurden die notwendigen Ressourcen so gut wie möglich aktiviert. Manche haben möglicherweise bei sich selbst und anderen Talente und Vorlieben entdeckt, die bisher gar nicht zum Vorschein kamen. Krisen fordern schnelle Entscheidungen und hohe Flexibilität. Anpassungsfähigkeit ist von allen Beteiligten gefordert. Und die haben Unternehmen bewiesen in den vergangenen 18 Monaten.

Anpassungsfähigkeit bedeutet Wachstumspower. Und die sollten Sie nutzen, um Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Doch dazu müssen Sie sich erst mal selbst auf die Schliche kommen.

Sind Sie der Vogel-Strauss-Typ? So nach dem Motto: Augen zu und durch. Hauptsache ist, wir können endlich wieder auftauchen aus dem Ausnahmezustand und zur Tagesordnung übergehen. Auf Nimmerwiedersehen Homeoffice! Und bis bald im guten alten Büro mit Kaffeeküche und Spontankonferenzen vor dem Bildschirm des Teamleiters.

Oder eher der Realo-Typ? Alles schön und gut das mit der Digitalisierung und den Videokonferenzen. Es wird nicht alles so heiss gegessen wie gekocht. Bald wird der Homeoffice-Hype vorüber sein und das Ganze pegelt sich ein. Und ausserdem: Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps. Das kann mir niemand erzählen, dass Mitarbeitende bei sich zu Hause diszipliniert und effizient für die Firma arbeiten. Wer kontrolliert eigentlich, ob sie die erfassten Arbeitsstunden auch wirklich geleistet haben?

Oder sind Sie der begeisterungsfähige Charismatiker? Homeoffice-Pflicht war das Beste, was uns passieren konnte. Endlich geht es in die richtige Richtung. Unsere Firma surft ganz oben auf der digitalen Welle. Und das soll auch in Zukunft so bleiben.

Ihren Typ in der Unternehmensführung einfach unreflektiert auszuleben, ist das Schlechteste, was Sie jetzt machen können.

Wieviel Arbeitsflexibilität bringt uns als Unternehmen weiter?

Sichern Sie mit drei Massnahmen die erfolgreiche und zukunftsorientierte Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

Nehmen Sie sich die Zeit für eine gründliche Analyse Ihrer Erfahrungen beim dezentralen Zusammenarbeiten.

Fragen Sie Ihre Führungskräfte und Mitarbeitende, was die effiziente Zusammenarbeit als virtuelles Team behindert hat und welche Ressourcen nötig sind, um die neuen digitalen Möglichkeiten effektiv nutzen zu können. Halten Sie auch fest, was bereits gut geklappt hat, und bauen Sie darauf auf.

Planen Sie die Übergangsphase vom „Pflicht-Homeoffice“ zurück in den Büroalltag

Viele Betriebe haben ihre Infrastruktur bereits reduziert oder sind dabei. Flexible Arbeitsplätze, die verschiedene Personen nutzen, sind neuer Standard. Das bedeutet, dass für die Mitarbeitenden der gewohnte Arbeitsplatz vor Ort vielleicht nicht mehr existiert. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Führungskräften und Mitarbeitenden, wie Sie die Belegschaft am besten unterstützen beim Übergang von der intensiven Homeoffice-Phase zurück zu einem Arbeitsalltag, der wieder mehrheitlich im gemeinsamen Büro stattfinden soll.

Gestalten Sie gemeinsam eine leistungs- und zukunftsfähige Zusammenarbeit

Bei Veränderungsprozessen ist die entscheidende Frage: Was bedeutet es für mich?

Überlegen Sie: Was bedeuten die digitalen Veränderungen für uns als Unternehmen? Was bringt uns weiter? Was hemmt uns? Wie bringen wir als Team unser volles Potenzial auf den Boden? Entwickeln Sie eine Vision und eine Strategie für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Involvieren Sie dabei Mitarbeitende und Führungskräfte aus allen Bereichen Ihrer Firma und erarbeiten Sie gemeinsam ein Umsetzungskonzept.

Investieren Sie mit dem digitalen Change in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess Ihrer Firma.

Resilienz-Nugget #2

Ob mich eine herausfordernde Situation frustriert oder ob ich ihr sogar etwas Positives abgewinnen kann, hängt von meiner Sichtweise ab. Diese steuert mein Denken, Fühlen und Handeln. Gerade wenn ich gestresst oder einfach nicht gut drauf bin, neige ich dazu, die Situation schlechter zu bewerten, als sie wirklich ist.

Es geht nicht darum, immer die rosarote Brille zu tragen. Sondern das Ziel ist ein gesunder Optimismus. Und den kann man lernen.

Übrigens: Gesund ist Optimismus im wahrsten Sinne des Wortes. Es ist längst erforscht, dass Sich-weniger-Aufregen und eine positive Sicht auf die Dinge die eigene Gesundheit fördert und unserem Herz und Kreislauf guttun.

Trainiere Dein Gehirn, indem Du Dich fragst:

• Wofür oder für wen kann das «Negative» gut sein?
• Welche Kompetenzen und Fähigkeiten könnten darin verborgen sein?
• In welchem Kontext macht es wirklich Sinn, dass es so negativ ist?

Zugegeben etwas ungewohnt am Anfang, aber alles beginnt mit einer Entscheidung, es mal anders zu machen:
Deiner Entscheidung!

Den Wind kann man nicht verbieten, aber man kann Windmühlen bauen.

(Holländisches Sprichwort)

Aktivieren Sie Ihre stärkste Ressource: Resilienz.

Die Resilienzfähigkeit von Menschen oder Unternehmen zeigt sich in widrigen Umständen. Hohe Resilienz macht krisenfest. Doch was genau steckt hinter diesem neuen Schlagwort in Gesellschaft und Arbeitswelt?

Was ist Resilienz?

Kraft. Gelassenheit. Ausdauer. Spannkraft. Zähigkeit. Standfestigkeit.

Wörtlich übersetzt bedeutet das lateinische Fremdwort Resilienz „Zurückspringen“ – also bei einem Schlag nicht verbeult werden, sondern ausreichende Widerstandskraft haben, um die ursprüngliche unverletzte Form schnell wiederzuerlangen.

Jeder Mensch ist resilient.

Die Kraft, sich trotz widriger Umstände positiv zu entwickeln, ist uns – zu 40 bis 60 Prozent – bereits in die Wiege gelegt. Wir können mentale Stärke, Gelassenheit und den souveränen Umgang mit Herausforderungen aktivieren und trainieren.

Survival of the Fittest? – Überleben die Leistungsfähigen oder die Anpassungsfähigen?

„It is not the most intellectual of the species that survives; it is not the strongest that survives; but the species that survives is the one that is able to adapt to and to adjust best to the changing environment in which it finds itself.“

(Charles Darwin in „Origin of Species“)

Das vielzitierte Paradigma des Evolutionsforschers Charles Darwin wird meist missverstanden. Das englische Wort „fit“ bedeutet nicht nur „leistungsfähig“, sondern auch „passend“. Liest man Darwins Ausführungen genauer, wird klar: Überlebensfähigkeit hängt ab von der Fähigkeit zum Wandel – oder der Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Umstände. Das ist die eigentlich geforderte Fitness. Und das hat viel mit Resilienz zu tun.

Resilienz heisst, dass wir uns einerseits selbst an die Umstände anpassen können, andererseits aber auch die Fähigkeit haben, das Beste aus den Umständen zu machen, indem wir sie an unsere eigenen Bedürfnisse anpassen. Für diese Adaptations- und Regulationsfähigkeit ist unser Gehirn die Schaltzentrale und auch dafür, wie schnell es uns gelingt, vom Adaptationsmodus in den Regulationsmodus umzuschalten. Das Gleichgewicht zwischen Ist und Soll muss hergestellt werden, damit es uns gut geht. Und nur wenn wir in diesem Gleichgewicht sind, können wir unser Potential voll entfalten und unsere Ziele erreichen.

Resilienz ist die Fähigkeit, in den widrigsten Umständen einen Zustand der inneren Ausgeglichenheit zu erreichen.

Dazu brauchen wir unser Gehirn – und zwar als Steuerzentrum unserer Gedanken und unserer Emotionen. Boris Herrmann beweist als Einhandsegler auf der Vendée Globe 2020, dem härtesten Segelrennen der Welt, Resilienz pur. Seine Aussagen in einem Interview während der 80-tägigen Weltumseglung zeigen klar, was ihn durchhalten lässt: Anpassungsfähigkeit – mentale Kraft – ein klares Ziel.

Es ist eine permanente Gewöhnung an die Bedingungen. Ich bin der Meinung, der menschliche Geist kann sich an alles gewöhnen, aber es sind harte Bedingungen, meine Güte. (…) Man braucht viel innere Kraft und Geduld, um immer wieder zu sagen: Ja ja, morgen wird ein besserer Tag, wird der Wind ruhiger. (…) Natürlich verändert sich die Wahrnehmung des Rennens über die Zeit und auch mit den Ausfällen, deswegen gibt es eine gewisse Demut. Und eine große Hoffnung: Die Sehnsucht anzukommen, es heil hier durch zu schaffen.

(Boris Herrmann, 4. 12. 2020, yacht.de)

Weshalb ist Resilienz heute so gefragt?

Was sind die „widrigen Umstände“, denen wir die Stirn bieten müssen? Krisen gehören von jeher zum menschlichen Lebenszyklus. Das ist nichts Neues. Auch Menschen vergangener Generationen benötigten Widerstandsfähigkeit für Krisen in ihrem Leben. Global betrachtet leben wir jedoch heute in einer Welt, in der Sicherheiten fehlen und die einzige Konstante der immer schneller werdende Wandel ist.

Krisenbewältigung gehört zur Lebensgestaltung

Krisen stellen Entwicklungspunkte in unserem Leben dar. Ihre Bewältigung fordert uns auf verschiedene Weise heraus, unser Leben positiv zu gestalten. Dabei ist Krise ist nicht gleich Krise.

Anforderungskrisen entstehen durch neue Aufgaben oder eine neue Arbeitsstelle.

Verlust- und Sinnkrisen verursacht der Wegfall von wichtigen sinngebenden Faktoren beispielsweise durch den Verlust von Beziehungen, Menschen oder auch Aufgaben.

Interaktions- und Organisationskrisen erleben wir bei ungelösten Konflikten und bei der Veränderung unseres Arbeitsumfeldes.

Unsere Welt ist VUKA.

Volatil. Unsicher. Komplex. Ambivalent. Das fordert uns im Arbeitsalltag – insbesondere als Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger – stark heraus.

Volatilität macht Schwankungen und damit Unvorhersehbarkeit zum Normalfall.

Unsicherheit entsteht dadurch, dass frühere Gesetzmässigkeiten nicht mehr gelten.

Komplexität nimmt zu durch globale Vernetzung und Digitalisierung. Zusammenhänge werden für uns als Individuen immer undurchsichtiger.

Mehrdeutigkeit und Ambivalenz herrschen vor. Schein und Sein sind immer schwerer unterscheidbar. Es gibt keine eindeutigen Lösungen für Probleme.

Wie trainiere ich meine mentale Ausdauer und Widerstandskraft?

Trainieren will gelernt sein. Die Erfolgsformel für Ihr Resilienz-Training ist:

Verstehbarkeit durch fachlich kompetente Erklärung der Fakten

Machbarkeit durch praktische Anleitung zu alltagstauglichen Übungen

Sinnhaftigkeit durch die Verbindung mit Ihren Zielen und Ihrem Wohlbefinden

Resilienzfähigkeit hat viele Facetten. Dazu gehören Selbstwirksamkeitswahrnehmung, Emotionsregulation, Stressregulation, Wahrnehmung der eigenen Antreiber und Motivation, wertschätzende Kommunikation, Wertebewusstsein, persönliche Risiko- und Schutzfaktoren und vieles mehr.

Profitieren Sie von unserem neuen Resizilienz-Trainingsprogramm bei MERIDO mit der zertifizierten Resilienztrainerin Therese Schneider.

Ab 6. Mai finden Sie auf unserem Blog Resilienznuggets – Mini-Trainings für Ihre Resilienz.

Resilienz lohnt sich

„Da es sehr förderlich für die Gesundheit ist, habe ich beschlossen, glücklich zu sein.“

(Voltaire)

Die Fähigkeit zur Resilienz ist unsere wertvollste und stärkste Ressource. Diese mentale Superpower stärkt unsere Gesundheit, unser Wohlbefinden, unsere Beziehungen und unseren beruflichen Erfolg.

Resilienz hilft Ihnen

• mit Irritationen besser umzugehen
• Unsicherheit auszuhalten
• neue Lösungswege zu suchen und zu finden
• Ziele im Auge zu behalten
• mit gesundem Optimismus dem Unbekannten zu begegnen

Hochresiliente Menschen – die wirklich Erfolgreichen

• strahlen Optimismus und Zuversicht aus
• sind intelligent und zeigen eine hohe Bereitschaft, Situationen gründlich zu analysieren
• wirken insgesamt ausbalanciert und im Reinen mit sich selbst
• sind gelassen
• haben klare Ziele vor Augen und verfolgen diese konsequent und mit viel Disziplin
• sind empathisch und können sich zurücknehmen, um dem anderen genau zuzuhören
• haben Humor und akzeptieren die negativen Seiten des Lebens als etwas Gegebenes, das zum Leben dazugehört

(aus Debis Mourlane, “Resilienz: Die unentdeckte Fähigkeit der wirklich Erfolgreichen”)

Trainieren Sie. Bleiben Sie dran. Nutzen Sie Ihr Resilienzpotential!

Teil 1.
Tipps für Führungskräfte

«Wer führt, muss Menschen mögen, ihnen vertrauen und immer davon ausgehen, dass jeder versucht, sein Bestes zu geben.»

(Barbara Josef, Mitbegründerin des Unternehmens 5to9)

Wie führe ich Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten? Wie gelingt virtuelle Zusammenarbeit? Homeoffice wird – auch nach der Coronakrise – aus der Arbeitswelt 4.0 nicht mehr wegzudenken sein. Neue Arbeitsformen bringen neue Herausforderungen aber auch neue Möglichkeiten. Wenn ich meine Mitarbeitenden nicht mehr direkt vor mir im Büro arbeiten sehe, stellt sich für mich als Führungskraft die Vertrauensfrage: Gehe ich davon aus, dass alle Mitarbeitenden – auch im Homeoffice – ihr Bestes geben? Gerade wenn spontane kurze Absprachen vor dem PC-Bildschirm und der entspannte Plausch in der Kaffeeküche wegfallen, lohnt es sich, die virtuelle Kommunikation bewusst zu gestalten. Mit klaren Absprachen und transparenten Regelungen ermöglichen Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Vertrauen und Regeln sind kein Gegensatz. Im Gegenteil: Gemeinsam verbindliche Regeln und Rahmenbedingungen zu erarbeiten stärkt den Zusammenhalt im Team und gibt Orientierung.

Sieben Voraussetzungen für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit

1. Funktionierende Technik

Die technische Ausstattung muss einwandfrei funktionieren. Wenn bei jedem virtuellen Meeting der Ton ruckelt oder beim Datei-Upload die Internetverbindung zusammenbricht, kann niemand gut arbeiten. Es entsteht unproduktive Zeit und letztendlich Demotivation bei den Mitarbeitenden. Wenn die Technik nicht funktioniert, kann ein virtuelles Team nicht arbeiten.

Wichtig: Die Mitarbeitenden müssen mit der Technik richtig umgehen können. Planen Sie deshalb Einführungsschulungen (Microsoft Teams, ZOOM, Skype, Nutzung von VPN, Audio- und Videoeinstellungen an den Endgeräten, etc.) und gegebenenfalls einen Testlauf für Videokonferenzen ein.

2. Gemeinsame Kommunikationsregeln

Für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit sind gemeinsam vereinbarte Kommunikationsregeln entscheidend. Die folgenden Fragen sollten in jedem Unternehmen –auch unabhängig vom Arbeiten im Homeoffice – geklärt sein.

• Wer berichtet wann an wen? Wer kommt wann ins cc? Allen Mitarbeitenden in Ihren Teams sollte klar sein, wem sie berichten und Informationen weiterleiten, und von wem sie Rückmeldung erwarten können. Beugen Sie einer Emailflut vor, indem Sie klären: Wer ist bei welchen Kommunikationsinhalten im Verteiler? Von welchen Mails wollen Sie als Vorgesetzte eine Kopie z.K.? Wann wird auf cc geschaltet und wann nicht? Tipp: Manchmal erspart ein Telefonat viele Emails.

• Dienstliches über WhatsApp? Welche Kommunikationskanäle sind in unserem Unternehmen für dienstliche Inhalte und Absprachen akzeptiert? Läuft offizielle Kommunikation beispielsweise auch über Messenger-Dienste, SMS oder WhatsApp?

• Wie schnell muss ich antworten? In welchem Zeitraum senden wir in unserer Firma auf E-Mails eine Kurzantwort?

• Was ist die Etikette für Online-Konferenzen? Bleibt die Videokamera kontinuierlich angeschaltet oder nicht? Besteht Kopfhörerpflicht? Installieren alle Firmenzugehörigen einen Standardhintergrund?

3. Verbindliche Nutzung der digitalen Infrastruktur

• Eine gut funktionierende Online-Plattform zur Dokumentenablage ist Voraussetzung für die reibungslose Zusammenarbeit aus dem Homeoffice.

• Wenn Mitarbeitende von privaten Geräten aus arbeiten, braucht es gegebenenfalls eine klare Regelung, welche Dokumente in keinem Fall offline auf dem eigenen PC zu speichern sind.

• Eventuell muss auch die Ablagestruktur auf der gemeinsam genutzten Plattform angepasst und im Team abgeglichen werden. Wer hat welchen Zugriff auf Dateien von anderen Teammitgliedern? Ist allen klar, wo welche Dateien auf der Online-Plattform zu finden und abzulegen sind?

4. Klare Zielvorgaben und Zuständigkeiten

• Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden ab, wer welche Aufgaben übernimmt, bis wann diese zu erledigen sind und wie der Fortschritt eines Projekts gemessen wird.

• Die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder sollten genau festgelegt sein, denn Unklarheiten verlangsamen die virtuelle Teamarbeit.

• Wenn dies im Stellenbeschrieb nicht schon klar geregelt ist, dann ist es jetzt höchste Zeit, Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen für die Funktionen in Ihrem Unternehmen zu definieren.

5. Transparente Erreichbarkeit und feste Absprachen

• Alle in Ihrem Team sollten wissen, wann und wie sie die anderen erreichen können.

• Feste tägliche oder wöchentliche Termine, bei denen sich das ganze Team virtuell trifft, helfen, die Arbeit im Team zu strukturieren.

• Virtuelle Teams brauchen klare Regeln und feste Absprachen. Es macht daher Sinn, miteinander im Sinne einer «Teamentwicklung» klare Regeln, Zeiten der Erreichbarkeit, Spielregeln «wie gehen wir miteinander um» pro Team zu definieren. Diese Vereinbarungen müssen nicht für jedes Team gleich sein. Wichtig ist, dass die Teammitglieder sie selbst festlegen in Absprache mit den Vorgesetzten.

6. Vertrauen und regelmässiges Feedback

Auch wenn es eindeutige Regeln und klare Ziele braucht, gilt der Grundsatz: Vertrauen statt Kontrolle. Denn Mitarbeitende im Homeoffice müssen eigenverantwortlicher handeln als Mitarbeitende, deren Vorgesetzte/r in Hörweite ist. Und wenn sich Vorgesetzte die ganze Zeit fragen, ob ihre Mitarbeitenden wirklich fleissig sind, kommen sie selbst nicht mehr zum Arbeiten.

Regelmässiges und konkretes Feedback an Ihre Mitarbeitenden ist match-entscheidend für die gute Zusammenarbeit in räumlicher Distanz. Loben Sie Ihre Mitarbeitenden immer wieder. Das fördert das gegenseitige Vertrauen und motiviert.

7. Raum für informellen Austausch

Virtuellen Teams fehlt das Schwätzchen neben der Kaffeemaschine und das gemeinsame Mittagessen. Vorgesetzte von virtuellen Teams müssen daher genügend klar definierten Raum für informellen Austausch schaffen. Denn das ist die Grundlage für ein Wir-Gefühl als Team.

• Delegieren Sie an Personen in Ihrem Team, die sich gerne um die anderen kümmern und Lust darauf haben, regelmässig einen virtuellen Plausch für das Team zu organisieren.

• Planen Sie bei Videokonferenzen einige Minuten zu Beginn für Smalltalk ein.

• Legen Sie E-Pausen fest, wo man ungeniert mal miteinander über Gott und die Welt sprechen kann, wie man dies in den Pausen im Büroalltag auch macht.

• Auch im Chat sollte es Raum für den netten Plausch nebenher oder Lustiges aus dem Internet geben.

• Wenn Sie am Montag und am Freitag jeweils eine virtuelle Teamkonferenz planen, kann Ihr Team die Woche gemeinsam starten und die wichtigsten Ziele für diese Woche miteinander festlegen und am Freitag die Woche miteinander abschliessen und fragen, wie alles lief und was erledigt wurde. So behalten alle einen guten Überblick, ohne ständig nachfassen zu müssen.

Erfahren Sie ab 25. Februar in Teil 2 unserer Blogartikelserie, wie Homeoffice zum persönlichen Erfolgsmodell für Ihre Mitarbeitenden wird.