So wird Homeoffice zum Erfolgsmodell (Teil 1)
Teil 1.
Tipps für Führungskräfte
«Wer führt, muss Menschen mögen, ihnen vertrauen und immer davon ausgehen, dass jeder versucht, sein Bestes zu geben.»
(Barbara Josef, Mitbegründerin des Unternehmens 5to9)
Wie führe ich Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten? Wie gelingt virtuelle Zusammenarbeit? Homeoffice wird – auch nach der Coronakrise – aus der Arbeitswelt 4.0 nicht mehr wegzudenken sein. Neue Arbeitsformen bringen neue Herausforderungen aber auch neue Möglichkeiten. Wenn ich meine Mitarbeitenden nicht mehr direkt vor mir im Büro arbeiten sehe, stellt sich für mich als Führungskraft die Vertrauensfrage: Gehe ich davon aus, dass alle Mitarbeitenden – auch im Homeoffice – ihr Bestes geben? Gerade wenn spontane kurze Absprachen vor dem PC-Bildschirm und der entspannte Plausch in der Kaffeeküche wegfallen, lohnt es sich, die virtuelle Kommunikation bewusst zu gestalten. Mit klaren Absprachen und transparenten Regelungen ermöglichen Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Vertrauen und Regeln sind kein Gegensatz. Im Gegenteil: Gemeinsam verbindliche Regeln und Rahmenbedingungen zu erarbeiten stärkt den Zusammenhalt im Team und gibt Orientierung.
Sieben Voraussetzungen für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit
1. Funktionierende Technik
Die technische Ausstattung muss einwandfrei funktionieren. Wenn bei jedem virtuellen Meeting der Ton ruckelt oder beim Datei-Upload die Internetverbindung zusammenbricht, kann niemand gut arbeiten. Es entsteht unproduktive Zeit und letztendlich Demotivation bei den Mitarbeitenden. Wenn die Technik nicht funktioniert, kann ein virtuelles Team nicht arbeiten.
Wichtig: Die Mitarbeitenden müssen mit der Technik richtig umgehen können. Planen Sie deshalb Einführungsschulungen (Microsoft Teams, ZOOM, Skype, Nutzung von VPN, Audio- und Videoeinstellungen an den Endgeräten, etc.) und gegebenenfalls einen Testlauf für Videokonferenzen ein.
2. Gemeinsame Kommunikationsregeln
Für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit sind gemeinsam vereinbarte Kommunikationsregeln entscheidend. Die folgenden Fragen sollten in jedem Unternehmen –auch unabhängig vom Arbeiten im Homeoffice – geklärt sein.
Wer berichtet wann an wen? Wer kommt wann ins cc? Allen Mitarbeitenden in Ihren Teams sollte klar sein, wem sie berichten und Informationen weiterleiten, und von wem sie Rückmeldung erwarten können. Beugen Sie einer Emailflut vor, indem Sie klären: Wer ist bei welchen Kommunikationsinhalten im Verteiler? Von welchen Mails wollen Sie als Vorgesetzte eine Kopie z.K.? Wann wird auf cc geschaltet und wann nicht? Tipp: Manchmal erspart ein Telefonat viele Emails.
Dienstliches über WhatsApp? Welche Kommunikationskanäle sind in unserem Unternehmen für dienstliche Inhalte und Absprachen akzeptiert? Läuft offizielle Kommunikation beispielsweise auch über Messenger-Dienste, SMS oder WhatsApp?
Wie schnell muss ich antworten? In welchem Zeitraum senden wir in unserer Firma auf E-Mails eine Kurzantwort?
Was ist die Etikette für Online-Konferenzen? Bleibt die Videokamera kontinuierlich angeschaltet oder nicht? Besteht Kopfhörerpflicht? Installieren alle Firmenzugehörigen einen Standardhintergrund?
3. Verbindliche Nutzung der digitalen Infrastruktur
Eine gut funktionierende Online-Plattform zur Dokumentenablage ist Voraussetzung für die reibungslose Zusammenarbeit aus dem Homeoffice.
Wenn Mitarbeitende von privaten Geräten aus arbeiten, braucht es gegebenenfalls eine klare Regelung, welche Dokumente in keinem Fall offline auf dem eigenen PC zu speichern sind.
Eventuell muss auch die Ablagestruktur auf der gemeinsam genutzten Plattform angepasst und im Team abgeglichen werden. Wer hat welchen Zugriff auf Dateien von anderen Teammitgliedern? Ist allen klar, wo welche Dateien auf der Online-Plattform zu finden und abzulegen sind?
4. Klare Zielvorgaben und Zuständigkeiten
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden ab, wer welche Aufgaben übernimmt, bis wann diese zu erledigen sind und wie der Fortschritt eines Projekts gemessen wird.
Die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder sollten genau festgelegt sein, denn Unklarheiten verlangsamen die virtuelle Teamarbeit.
Wenn dies im Stellenbeschrieb nicht schon klar geregelt ist, dann ist es jetzt höchste Zeit, Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen für die Funktionen in Ihrem Unternehmen zu definieren.
5. Transparente Erreichbarkeit und feste Absprachen
Alle in Ihrem Team sollten wissen, wann und wie sie die anderen erreichen können.
Feste tägliche oder wöchentliche Termine, bei denen sich das ganze Team virtuell trifft, helfen, die Arbeit im Team zu strukturieren.
Virtuelle Teams brauchen klare Regeln und feste Absprachen. Es macht daher Sinn, miteinander im Sinne einer «Teamentwicklung» klare Regeln, Zeiten der Erreichbarkeit, Spielregeln «wie gehen wir miteinander um» pro Team zu definieren. Diese Vereinbarungen müssen nicht für jedes Team gleich sein. Wichtig ist, dass die Teammitglieder sie selbst festlegen in Absprache mit den Vorgesetzten.
6. Vertrauen und regelmässiges Feedback
Auch wenn es eindeutige Regeln und klare Ziele braucht, gilt der Grundsatz: Vertrauen statt Kontrolle. Denn Mitarbeitende im Homeoffice müssen eigenverantwortlicher handeln als Mitarbeitende, deren Vorgesetzte/r in Hörweite ist. Und wenn sich Vorgesetzte die ganze Zeit fragen, ob ihre Mitarbeitenden wirklich fleissig sind, kommen sie selbst nicht mehr zum Arbeiten.
Regelmässiges und konkretes Feedback an Ihre Mitarbeitenden ist match-entscheidend für die gute Zusammenarbeit in räumlicher Distanz. Loben Sie Ihre Mitarbeitenden immer wieder. Das fördert das gegenseitige Vertrauen und motiviert.
7. Raum für informellen Austausch
Virtuellen Teams fehlt das Schwätzchen neben der Kaffeemaschine und das gemeinsame Mittagessen. Vorgesetzte von virtuellen Teams müssen daher genügend klar definierten Raum für informellen Austausch schaffen. Denn das ist die Grundlage für ein Wir-Gefühl als Team.
Delegieren Sie an Personen in Ihrem Team, die sich gerne um die anderen kümmern und Lust darauf haben, regelmässig einen virtuellen Plausch für das Team zu organisieren.
Planen Sie bei Videokonferenzen einige Minuten zu Beginn für Smalltalk ein.
Legen Sie E-Pausen fest, wo man ungeniert mal miteinander über Gott und die Welt sprechen kann, wie man dies in den Pausen im Büroalltag auch macht.
Auch im Chat sollte es Raum für den netten Plausch nebenher oder Lustiges aus dem Internet geben.
Wenn Sie am Montag und am Freitag jeweils eine virtuelle Teamkonferenz planen, kann Ihr Team die Woche gemeinsam starten und die wichtigsten Ziele für diese Woche miteinander festlegen und am Freitag die Woche miteinander abschliessen und fragen, wie alles lief und was erledigt wurde. So behalten alle einen guten Überblick, ohne ständig nachfassen zu müssen.